A prospecção de fornecedores é o processo de busca por empresas fornecedoras potencialmente aptas para atender às necessidades de abastecimento do seu negócio.
Explicando de outro modo, consiste em um processo de dois passos. Primeiro, pesquisa-se, para, posteriormente, analisar quais fornecedores disponíveis no mercado atendem aos critérios necessários para suprir a demanda de matéria-prima, insumos ou serviços para a continuidade do fluxo produtivo e comercial da empresa.
A prática pode ser comparada ao processo de prospecção de clientes, na qual se busca o comprador ideal para o que sua marca comercializa. Todavia, na modalidade voltada para fornecedores, há critérios específicos que precisam ser avaliados, tais como qualidade, tempo de entrega, formas e prazos de pagamento, entre outros relacionados.
Aqui, vale destacar que a atividade, quando realizada corretamente, também ajuda a mitigar diversos riscos característicos desse tipo de contratação, a exemplo dos reputacionais, jurídicos, financeiros e de imagem.
Por motivos como esses, é importante você conhecer boas práticas de prospecção de fornecedores. E é sobre elas que falaremos neste artigo. Portanto, siga a leitura e confira tudo sobre o tema agora mesmo!
O que é prospecção de fornecedores?
A prospecção de fornecedores é a busca por empresas fornecedoras capazes de suprir a demanda de abastecimento do seu negócio. Na prática, consiste em pesquisar parceiros comerciais que oferecem os produtos, serviços, insumos ou matérias-primas compatíveis com o necessário para garantir a entrega das suas soluções aos clientes.
Comumente, trata-se de uma forma de prospecção ativa. Isto é, inicialmente, os responsáveis por compras e procurement identificam a necessidade de abastecimento da empresa. A partir desse ponto, iniciam a jornada de busca pelo fornecedor ideal para supri-la.
O processo pode acontecer em diferentes momentos de um negócio. Por exemplo, a prospecção de empresas fornecedoras pode ser realizada:
- para atender uma demanda específica e sazonal;
- para cobrir um antigo fornecedor que não consegue atender naquele momento;
- quando a companhia está expandindo e precisa de novos fornecedores em sua base para dar conta do atual cenário.
Seja qual for o motivo pelo qual essa prospecção é feita, ela deve seguir algumas etapas, bem como avaliar os critérios certos.
Quais são as etapas de prospecção?
Cada empresa tem total liberdade para definir suas próprias etapas de prospecção de fornecedores. Mas, em linhas gerais, o fluxo costuma acompanhar os seguintes passos:
- identificação da necessidade da empresa;
- levantamento de potenciais fornecedores;
- análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados.
Veja como cada passo é desdobrado a seguir.
1. Identificação da necessidade da empresa
Como comentamos, geralmente, o processo de prospecção de empresas fornecedoras se inicia a partir da identificação da necessidade do negócio.
Por sua vez, o entendimento da existência da demanda pode ser decorrente da solicitação de um item que não está em estoque, de uma matéria-prima específica para fabricação de um novo produto que será lançado, entre diversas outras possibilidades.
Cabe ao time de compras e procurement, antes de começar a prospecção, confirmar se, na base da companhia já não existe um fornecedor ativo e qualificado que possa suprir a necessidade.
Tal verificação pode ser feita de forma rápida e prática por meio de um bom software de gestão de fornecedores. Ao usar um sistema como este, todos os cadastros das empresas fornecedoras ficam centralizadas em um único ambiente, facilitando a busca.
Todavia, se não houver um fornecedor apto para atender no momento da necessidade, os profissionais devem iniciar uma pesquisa mais aprofundada.
Não deixe de ler: “Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade“
2. Levantamento de potenciais fornecedores
A boa notícia para quem precisa descobrir como captar novos fornecedores é que existem diversas maneiras de encontrá-los. Entre práticas mais usadas, estão:
- pesquisas on-line;
- indicação de outros parceiros de negócio;
- contato com entidades de classe;
- participação em eventos do seu ramo de atuação;
- base de dados de fornecedores compartilhada.
Caso ainda não conheça essa última alternativa, saiba que trata-se de um banco de dados externo com diversos cadastros de fornecedores devidamente analisados e validados.
3. Análise do perfil e das características dos fornecedores selecionados
Uma vez que os fornecedores que aparentam ser qualificados para atender sua empresa são identificados, a próxima etapa da prospecção consiste em avaliar cada um deles, considerando suas características, ofertas e particularidades.
Tal análise é importante, pois não basta saber que a empresa X fornece o que você precisa, fechando o contrato com base apenas nessa informação. Para evitar diversos riscos para o seu negócio, é primordial analisar, pontualmente e precisamente, critérios como saúde financeira, qualidade, reputação, entre outros.
Somente após essa etapa, é possível decidir se vale a pena ou não contratar o fornecedor identificado durante a prospecção ativa.
Quais critérios para prospecção de fornecedores devem ser considerados?
Os principais critérios para prospecção de fornecedores que você não deve negligenciar são:
- histórico de atuação: a fim de verificar quanto tempo a empresa fornecedora está no mercado, visto que essa característica costuma estar relacionada a fatores como experiência, credibilidade e confiabilidade;
- reputação e visão dos stakeholders: também diz respeito à questão de confiança e segurança;
- saúde financeira: fundamental para verificar, por exemplo, o potencial risco de falência, condição que pode gerar desabastecimento e outros problemas relacionados para o seu negócio;
- capacidade produtiva: para confirmar se o volume que o fornecedor consegue entregar é compatível com o que sua empresa precisa;
- custo-benefício: como forma de buscar redução de gastos, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido;
- qualidade dos insumos e/ou serviços prestados: para não afetar a qualidade do produto/serviço entregue ao seu cliente final;
- flexibilidade na negociação: representa quanto o fornecedor está disposto a negociar sobre prazos de entrega, formas de pagamento para construir uma boa parceria entre vocês;
- canais de comunicação e de atendimento: com o objetivo de conferir como será o suporte pós-venda e a resolução de potenciais problemas;
- logística de entrega: para evitar que questões como distância gerem impactos negativos no fluxo de abastecimento;
- análise de riscos: incluindo os operacionais, de imagem, financeiros, reputacionais, socioambientais e de governança (também conhecidos como riscos ESG) e diversos outros que podem afetar direta ou indiretamente a rotina e o crescimento da sua empresa.
Sobre esse assunto, não deixe de ler o artigo: “Riscos na cadeia de suprimentos: quais são e como evitá-los?“
Como a prospecção de fornecedores pode evitar riscos?
Falando em riscos, a prospecção de fornecedores ajuda a mitigá-los justamente por estimular uma análise aprofundada das características e formas de atuação dos potenciais parceiros.
Dessa forma, você saberá exatamente com qual modelo de negócio estará lidando antes mesmo de trazê-lo, efetivamente, para a cadeia de abastecimento da sua empresa.
Somado a isso, é importante considerar que a prospecção pode ser usada como uma ferramenta de identificação contínua de novas oportunidades de parceria.
No caso, estamos nos referindo à implementação do processo como uma estratégia para manter sua base de fornecedores sempre atualizada e com empresas qualificadas e compatíveis com as necessidades da sua companhia.
A abordagem tende a ser bem interessante para evitar, por exemplo, riscos de desabastecimento. Quanto a isso, imagine que um fornecedor que já está na sua base teve um problema operacional e, por esse motivo, não conseguirá atender seu novo pedido.
A prospecção, quando empregada de forma estratégica, ajuda a evitar que as suas operações parem, visto que você terá identificado, previamente, outra empresa fornecedora que pode suprir a demanda.
O mesmo princípio vale para quando o fornecedor passa por problemas financeiros, climáticos, trabalhistas, entre diversos outros que elevam os riscos para a sua companhia.
Aproveite e confira também este artigo: “Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!“
Como a tecnologia ajuda na prospecção de fornecedores?
A tecnologia é fundamental no processo de prospecção, visto que facilita e otimiza todas as etapas que precisam ser realizadas.
Todavia, as soluções tecnológicas certas também melhoram, e muito, as demais atividades relacionadas à gestão de fornecedores.
Com o software certo, é possível, por exemplo:
- aumentar a produtividade dos times;
- reduzir erros e retrabalho;
- diminuir custos operacionais;
- avaliar, de forma mais precisa, os fornecedores e, com isso, mitigar riscos;
- identificar boas oportunidades de negócio;
- reduzir o tempo de homologação de fornecedores;
- aproveitar os dados gerados para embasar tomadas de decisão.
Como a Linkana ajuda a melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa?
A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem parceiros comerciais em alguns cliques.
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O Linkana Supplier Rating, por exemplo, é um sistema de pontuação e avaliação de risco do fornecedor, baseado nos dados disponíveis em nosso Perfil Universal do Fornecedor.
A ferramenta simplifica o processo de classificação das empresas fornecedoras de acordo com critérios pré-definidos pela Linkana.
Nessa solução, você também encontra outros dois sub-ratings, que são:
- Linkana Financial Rating: classificação da saúde financeira das empresas fornecedoras a partir de informações relativas ao CNPJ;
- Linkana ESG Rating: solução de classificação de riscos ambientais, sociais e de governança dos fornecedores.
Assista agora mesmo a este vídeo com Leo Cavalcanti e confira detalhes sobre o Linkana ESG Rating!
Por que a Linkana?
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