É muito comum no setor de Compras que gestores e administradores busquem estratégias sólidas para fortalecer a gestão de compras de uma empresa. O objetivo, de modo geral, é reduzir custos, e, para isso, utilizar o Spend Analysis pode ser uma ótima saída para economizar e otimizar.
Nesse aspecto, a busca dos melhores resultados depende de táticas desafiadoras, que, em primeiro momento, pode levar a desistência de líderes ou a reformulação de ideias e ferramentas, até chegar a um consenso sobre a contabilidade.
Para facilitar a tomada de decisões a fim de economizar e gerar lucros para a empresa, Spend Analysis, ou Análise de Gastos, é a ferramenta ideal que flexibiliza qualquer possibilidade de erros.
Você quer saber por que o Spend Analysis para compras é tão fundamental para a contabilidade de uma empresa? Ao longo deste artigo vamos explicar o significado, como funciona e como aplicar no dia a dia do seu negócio. Acompanhe a gente!
O que é Spend Analysis?
Spend Analysis é uma prática de avaliação dos gastos que visa reduzir custos, fortalecer a eficiência e o relacionamento com os fornecedores. Ou seja, esse recurso coleta, limpa e analisa profundamente todos os gastos.
Mais profundamente, o Spend Analysis reconhece as oportunidades que podem melhorar a economia da empresa, gerenciando a possibilidade de riscos e otimizando o poder de compra.
A ferramenta também auxilia os executivos de sourcing a desenvolver estratégias que viabilizem desempenho maiores do que acontecem até o momento, considerando sempre a redução de custos.
Quais são as vantagens do Spend Analysis?
A ferramenta propicia aos gestores a cuidar dos orçamentos de modo mais inteligente, valorizando o capital da empresa.
Quando bem realizado, o Spend Analysis descobre, desde o histórico de compras, o que deverá ser comprado, quando ocorrerá a compra, em qual lugar, os objetivos e custos. Os gestores e líderes apoderam-se de todas as informações para aumentar o poder de negociação com os fornecedores às compras e suprimentos.
Como funciona o Spend Analysis em compras?
O Spend Analysis de compras oferece dados confiáveis e imprescindíveis para a tomada de decisões. Conforme o setor de compras realiza funções mais estratégicas na companhia, a análise de gastos se solidifica, auxiliando os responsáveis a focar na valorização do capital da empresa.
Nesse aspecto existem dois tipos de gastos: os diretos e indiretos.
Os gastos diretos são aqueles relacionados à fabricação de produtos, como, por exemplo, componentes, hardware, matéria-prima, entre outros.
Já os gastos indiretos referem-se aos bens que permitem que as empresas preservem e desenvolvam as operações, como serviços de consultoria, viagem e hospedagem, manutenção e reparos, transporte, tecnologia da informação, etc.
Como fazer Spend Analysis?
1. Crie um levantamento de gastos
Em primeiro lugar, a empresa deve identificar todos os gastos negociáveis e não negociáveis.
Os gastos negociáveis são aqueles que sofrem alterações ao longo do tempo, como a compra de suprimentos. Sendo assim, na hora de fazer o Spend Analysis, é importante identificar esses gastos, uma vez que eles são importantes para a redução de custos.
Por outro lado, existem os gastos não negociáveis, que não passam por modificações, como impostos, salários, sindicatos, mão de obra terceirizada, entre outros.
2. Consolidação dos dados
Esta é a etapa em que todos os gastos devem ser reunidos em uma única base de dados, seguindo os mesmo formatos para simplificar a contabilização.
Isso significa que, por exemplo, transações em moedas diferentes precisam ser convertidas para facilitar o cálculo dos gastos.
Aqui são realizados correções, ajustes e padronização de contas para garantir o melhor fluxo de análise de dados para a empresa.
3. Faça grupos por fornecedor
Compras realizadas por empresas de mesmo segmento devem ser incluídas no mesmo grupo, já que elas possuem fornecedor semelhante.
4. Faça a análise de gastos
Após organizar os dados em suas devidas categorias, é hora de avaliar onde o capital da empresa está sendo investido. Com isso, é possível:
- identificar se existe competição entre os preços negociados com fornecedores;
- obter insights para organizar os próximos gastos;
- avaliar as oportunidades para diminuição dos gastos;
- incentivar outros departamentos para controlar os gastos;
- estabelecer um roteiro para strategic sourcing.
5. Crie um plano estratégico
Como última tarefa, a definição de um plano estratégico pode projetar melhores resultados. Vale ressaltar que o Spend Analysis para compras deve ser adequado de acordo com o tempo, ou seja, a análise de gastos precisa se alterada sempre que necessário para renovar as tomadas de decisões.
Aprenda o que é, como implementar, conheça os erros mais comuns e mais.
A importância do Spend Analysis para a negociação com fornecedores
Reduzir os custos de maneira inteligente pode gerar grande economia para a empresa. Ao utilizar o Spend Analysis, baseado em dados confiáveis e relevantes, é possível planejar ações para reestruturar a sua companhia, e, assim, adquirir fornecedores eficientes na sua gestão.
Você pode analisar a diversidade de gastos com fornecedores em poucos cliques por meio da ferramenta de Spend Analysis da Linkana.
A nossa plataforma te entrega relatórios inteligentes cruzando seus gastos de fornecimento com o banco de dados de perfis abertos de fornecedores, construído com big data e inteligência artificial.
Assim você vai descobrir quem são seus parceiros ativos e os que apresentam maiores riscos e problemas e, consequentemente, tomar decisões baseadas em dados.
E então, pronto para colocar essas estratégias em prática?
